Informativa completa soci Autocandidature per i comitati direttivi soci e attività connesse

Informativa completa – Autocandidature per i comitati direttivi soci, attività sociali inerenti e registrazione portale Noi Soci e similari

 

Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?

Unicoop Tirreno S.c. con sede legale in (57025) Piombino (LI), Frazione Vignale Riotorto, S.S. Aurelia km 237 (di seguito anche Il Titolare o la Cooperativa), in qualità di titolare del trattamento, si preoccupa della riservatezza dei tuoi dati personali e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare mette in pratica al fine policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.

La Cooperativa ha uno specifico Ufficio privacy interno e ha inoltre nominato ai sensi del Regolamento UE 679/2016 un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer) contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica dpo@unicooptirreno.coop.it. Puoi inoltre utilizzare per comunicazioni con la società il numero di telefono 0565 24111 e l’indirizzo di posta elettronica privacy@unicooptirreno.coop.it .

Come raccoglie e tratta i tuoi dati il Titolare?

Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali:

• nome, cognome,
• codice fiscale o partita iva,
• luogo e data di nascita,
• indirizzo fisico e telematico,
• numero di telefono fisso e/o mobile,
• numero carta Socio Coop,
• relativi alla tua eventuale attività commerciale e/o professionale, titolo di studio
• [in caso di approvazione della tua candidatura e/o di elezione] immagini, nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo fisico
• [in caso di registrazione sul Portale Noi Soci a seguito di eventuale elezione] nome, cognome, e-mail, log di accesso, indirizzi IP, numero identificativo device per i servizi esposti sulla piattaforma di pertinenza della Cooperativa

Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:

1) la gestione della tua richiesta di candidatura al Comitato Direttivo Soci e della eventuale successiva elezione e i conseguenti adempimenti anche normativi e di Statuto

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per dar corso alle attività di gestione della tua candidatura al Comitato Direttivo Soci e della eventuale successiva fase di elezione, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo discendente dal rapporto instaurato, quale l’archiviazione dei tuoi dati personali.

Gli obblighi a cui il Titolare deve adempiere in dipendenza del rapporto instaurato e di normative specifiche che lo disciplinano, sono quelli di:

• la valutazione della tua autocandidatura al Comitato Direttivo;

e in caso di elezione:

• la gestione, a norma di legge e di Statuto, dell’instaurato rapporto;
• la gestione della partecipazione alle attività proprie del Comitato Direttivo;
• attività di trattamento saranno, altresì, quelle strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto instaurato, nonché all’adempimento di ogni altro obbligo discendente dall’acquisita qualità di membro del Comitato Direttivo;

• tenuta dei libri sociali;
• controllo della permanenza dei requisiti minimi per la conservazione dello status di membro del Comitato Direttivo.

I tuoi dati personali (indirizzo fisico e telematico, numero di telefono) potranno essere altresì utilizzati per inoltrarti specifiche comunicazioni e informazioni inerenti l’attività, le decisioni e le riunioni del Comitato Direttivo. Fatti salvi i princìpi di necessità, pertinenza e non eccedenza, tali avvisi potranno essere effettuati a mezzo cartaceo, telefonico (numerazione fissa o mobile con chiamata diretta e/o sms), telematico (posta elettronica), social come concordati.

I dati personali che il Titolare tratta per tale finalità sono:

• nome, cognome,
• codice fiscale o partita iva,
• luogo e data di nascita,
• indirizzo fisico e telematico,
• numero di telefono fisso e/o mobile,
• numero carta Socio Coop,
• relativi alla tua eventuale attività commerciale e/o professionale, titolo di studio.

2) la registrazione al Portale Noi Soci

Il trattamento dei tuoi dati personali (nome, cognome, e-mail e dati informatici, come log di accesso, indirizzi IP, numero identificativo device) sono trattati per dar corso alla tua richiesta di creare un account personale utile alla fruizione dei servizi offerti dal Titolare del trattamento mediante il Portale Noi Soci ed accedere allo stesso.

3) per la comunicazione a terzi e destinatari

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene in dipendenza del contratto e degli obblighi, anche di legge e/o regolamentari, che ne derivano.

I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:

1. tu ne dia autorizzazione.

I tuoi dati saranno comunicati a terzi/destinatari qualora:

1. sia necessario per l’adempimento degli obblighi dipendenti dalla tua candidatura ed eventuale successiva elezione, dalla registrazione al Portale Noi Soci e dallo Statuto o norme di legge (es. per la difesa dei tuoi diritti, per la denuncia alle autorità di controllo, etc.);
2. la comunicazione avvenga nei confronti di consulenti informatici, avvocati e consulenti legali, notai, Enti pubblici, Società del gruppo Unicoop Tirreno S.c. e del movimento cooperativo di riferimento, votanti, società dell’informazione e di assistenza informatica .

4) per la diffusione e la pubblicazione dei dati da parte del Titolare

I tuoi dati potranno essere diffusi per le finalità legate alla promozione e gestione sia della presentazione delle candidature che della successiva eventuale elezione e solo se tu autorizzi il trattamento e/o se non ti opponi a questo. In particolare, gli stessi possono essere pubblicati e quindi diffusi su:

• su riviste, cartacee ed on-line, volantini, depliant e manifesti del Titolare; e su qualsivoglia altro strumento e/o supporto destinato alla diffusione dei tuoi dati e in uso dal Titolare, utilizzato a fini gestionali, promozionali e/o divulgativi della tua candidatura al Comitato Direttivo
• ogni altro strumento e/o supporto comunque destinato alla diffusione dei tuoi dati e in uso dal Titolare, utilizzato a fini organizzativi, gestionali, promozionali e/o divulgativi dell’attività da questi svolta, nonché per finalità di riproduzione dell’evento.

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?

Il Titolare se non fornisci i tuoi dati personali, non potrà dar seguito ai trattamenti legati alla gestione della tua candidatura e della eventuale successiva elezione e dei servizi ad esso collegati né agli adempimenti che da essi dipendono. Inoltre, i dati personali che ti riguardano e che ti identificano trattati per consentire la registrazione al Portale Noi Soci sono necessari al fine dell’adempimento di tale richiesta o, che, se non forniti, rendono impossibile per il Titolare adempiere alle tue richieste.

Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:

• permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali;
• permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestione del contratto.

Che cosa succede se non dai il tuo consenso alla diffusione dei tuoi dati personali per finalità di gestione ed organizzazione aziendale, nonchè di promozione e divulgazione con riguardo alla tua candidatura e/o elezione?

Il trattamento dei tuoi dati personali non sarà effettuato, ciò potrebbe comportare effetti relativi alla gestione della tua candidatura.

Nel caso tu abbia dato autorizzazione e dovessi successivamente revocarla o opporti alla diffusione dei tuoi dati, gli stessi non saranno più diffusi dal Titolare preciso che la revoca avrà effetto a decorrere dalla data di ricezione della richiesta. Il Titolare sarà tenuto ad attestare l’avvenuta rimozione dei dati delle immagini fotografiche oggetto di revoca. Resta inteso che la revoca non avrà alcun effetto rispetto ai trattamenti già effettuati e altrettanto dovrà aversi nel caso in cui la cancellazione/la rimozione dei dati sia diventata impossibile o comunque di difficile realizzazione, come per esempio, nel caso di loro pubblicazione su brochures, o depliant.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Come

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano. Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.

Dove

I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo.

Quanto tempo

I dati personali trattati per la gestione della tua candidatura al Comitato Direttivo, saranno conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione della stessa e, in caso di mancata elezione, saranno comunque conservati non oltre dieci anni.

In caso di elezione al Comitato Direttivo, i tuoi dati saranno conservati per l’intera durata della carica e non oltre dieci anni dalla cessazione della carica salvo esigenze storiche archivistiche e culturali adeguatamente motivate.  Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal rapporto instaurato, nel qual caso i tuoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.

In caso di registrazione al Portale Noi Soci, i dati personali saranno conservati per il tempo necessario all’adempimento delle richieste di registrazione  e d’invio di comunicazioni di tale esclusiva natura che il Titolare effettua a seguito di tua richiesta e comunque per un termine non superiore nel  massimo a 10 anni dalla cessazione del rapporto, salvi i casi in cui si verifichino, eventi che comportino l’intervento delle Autorità competenti, anche in collaborazione con i terzi/destinatari cui è demandata l’attività di sicurezza informatica dei dati del Titolare, a svolgere eventuali indagini sulle cause che hanno determinato l’evento. 

 

I dati personali trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività indicate nella “LIBERATORIA DI AUTORIZZAZIONE PER UTILIZZO FOTOGRAFIE” e da te autorizzate. Le tue immagini e le registrazioni sonore-visive che ti riguardano saranno conservate dal Titolare fintanto che lo stesso le utilizzerà, nel rispetto della autorizzazione ricevuta, e per i 10 anni successivi.

È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.

Quali sono i tuoi diritti?

In sostanza tu, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi;

• ottenere conferma del trattamento operato dal Titolare;
• accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
• revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
• aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
• cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup del Titolare nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
• limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
• ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti e/o comunque trattati dal Titolare con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, ti informerà e ti metterà al corrente dei motivi della proroga.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta devi rivolgerti al Titolare all’indirizzo privacy@unicooptirreno.coop.it .

Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?

Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se riguarda i trattamenti di dati personali il cui conferimento è sottoposto al tuo consenso, inviando la tua richiesta al Titolare all’indirizzo privacy@unicooptirreno.coop.it .

Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta, e comunque nel caso in cui tu ti sia opposto al trattamento.

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, tu puoi presentare un reclamo all’autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri in Italia, dove hai la tua residenza abituale o lavori o se diverso nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del Regolamento (UE) 2016/679.

Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se il Titolare darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.